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【ビジネス交渉のコツ】気が弱い・口下手なあなたを強くする交渉術【準備編】

「交渉が苦手だ…」と思うあなたへ。

「交渉術」「説得術」は「話術」だ。
口が上手くなければ、達者でなければ、交渉はうまくならない。

口下手は、交渉に強くなれないと思っていませんか?

そんなことはありません。
「交渉」は、心構えとポイントを押さえて、しっかりとした準備を行えばうまくいきます。

この記事では、2つの書籍を土台として参考にしながら、ビジネスにおける交渉の基本とテクニックを紹介します。

「できる人」の話し方&交渉・説得術―なぜか、「仕事ができる人」の技術と習慣
絶対に負けない交渉術

あなたが得たいものはすべて「交渉」で手に入る

交渉術の方法について述べる前に、そもそも「交渉術」とは何か?について考えてみましょう。

あなたの欲しいものはすべて他人がコントロールし、他人が決めている。
~箱田 忠昭 (著)『「できる人」の話し方&交渉・説得術』

ビジネスにおいて交渉は不可欠です。
交渉術といえば、対面セールスやモノの仕入れ、購入の際の価格交渉など、営業の人が必要なスキルというイメージがあります。

でも、交渉が必要な場面はそれだけではありません。
ビジネス、仕事は、人間関係で成り立っています。
社内の人に仕事を依頼するのも交渉だし、会議、ミーティングを設定、依頼するのも交渉です。
仕事で交渉が必要な場面はいくらでもあります。
人と接する場面の仕事は、ほとんどすべてが交渉といっても過言ではないくらいです。
人間関係、人付き合いが生まれるところには、必ず交渉があります。
なので、交渉を制するものはビジネスを制すといっても過言ではありません。

ビジネスだけではありません。
仕事以外にも、たとえば妻に、自分の買いたいものの許可を得るのだって、交渉です。
恋人とどこに遊びに行くのか、映画を見るなら何を見るのか、外食するならどこの店にいくのかも交渉です。
家電店などで買い物をするときも、家や車などの大きな買い物も、保険を契約するときも、価格やローンや取引条件も交渉をします。

交渉術が上手くなれば、ビジネスの成功、そして人生の成功にもつながるのです。

交渉とは、他人があなたの欲するものコントロールしようとするとき、それを手に入れるために使う手段である。
~箱田 忠昭 (著)『「できる人」の話し方&交渉・説得術』

交渉で絶対に外してはいけないこと

まずは、交渉において、絶対に外してはならない交渉のマインドセット(心構え)を押さえておきましょう。
交渉といえば、「自分の要求を通す」「相手を論破する」なんてイメージを持っているかもしれません。
でもそれは間違いです。
交渉の大前提はwin-winです。

交渉で、たとえばあなたが一方的に自分の要求を100%を通せたとしましょう。
その場ではあなたは満足かもしれません。
でもこれでは、相手から恨みを買います。
相手は、これから先、あなたと付き合いを続けたいとは思わないでしょう。

これは逆の立場になって考えてみるとよく分かります。
自分の要求が1つも通らず、100%相手の言いなりに従うしかなくなってしまったら…
あなたはもう、その人と付き合いを続けたくなくなりますよね?
自分だけ得しようとしてはいけません。
相手を論破しようとしてはいけません。
敵視してはいけません。
交渉はケンカではありません。
「戦う」つもりで臨んではいけません。

ギブアンドテイクの精神できましょう。
相手の要求を頑として拒むのではなく、受け入れられるものは受け入れ、「ではその代わりに○○をお願いします。」というような感じで、お互いの妥協点を探りましょう。

交渉とは、お互いが納得できることを決めることです。
落としどころを決めて、双方が満足できる結果を得ることが目的です。
win-winを目指すのが交渉です。

交渉の正解は1つではありません。
win-winになるためには、正解はいくつもあります。
いくつもつくることができます。

交渉は、お互いにとって公正な妥協点を探るプロセスである。
~植田 統 (著)『絶対に負けない交渉術』

※補足※
ここでは、交渉について分かりやすく伝えるため、あえて「勝つ」などの表現を使います。
ここでいう「勝つ」とは、相手を打ち負かすという意味ではなく、win-winになることを指します。

交渉でまずは押さえておくべき2つの人間心理

人は十人十色ですが、年齢、性別、学歴、職歴、国籍問わず、すべての人間に共通する行動心理があります。
まずは、次の2つの人間行動心理、行動パターンを押さえておきましょう。

・人は過去の体験、知識で行動する
逆にいえば、人は、過去体験したことがないこと、知識がないことは行動できないし、考えられないということです。

・人は外界からの刺激によって反応する
人は起こった出来事に対して反応し、感情が生まれ、行動します。
相手があなたに怒れば、あなたも怒ったり、もしくはビビッてしまったりという反応をします。
あなたが怒ると、相手もそれに何らかの反応をします。

箱田忠昭先生(『「できる人」の話し方&交渉・説得術』)は、この2つの人間の行動パターンから、交渉のために大切な2つのポイントを挙げています。

①人は感情に基づいて行動する

マーケティング、コピーの世界では「人は理屈でなく感情で動く」という言葉があります。
どんなに正論でも、人は感情で動いてしまうのです。

たとえば保険を買う、契約するとき。
その保険がとても良さそうで、文句がなくても、営業マンが頼りなさげだと不安になります。
営業マンの性格が嫌だ、自分と合わないと感じてしまうと、その人からは買いたくなくなりますよね。

さらに人は、その日の気分で感情が変わります。
気分は良い日はYES、悪い日はNOに変わることがあります。
交渉では、今日はYESといっても、明日はNOになる可能性は多いにあります。

また、「人は感情に基づいて行動する」ということを考えると、相手の顔をつぶさないことはとても大切です。

ケンカ腰の交渉で、相手の要求を一切はねのけ、コテンパンにやっつけようとすると、相手は感情的になり、怒り、交渉は着地できないまま決裂してしまいます。

②人は否定的に物事を考える

人はみな「騙されたくない」「丸め込まれたくない」「損をしたくない」という感情があります。

あなたもそうですよね。
モノ、サービスを買う立場であれば、それが本当に信頼できるものなのか、自分の望む結果が得られるものなのか、金額に見合っているのか、高い金額をふっかけられていないかなど、なにかマイナスな点はないか、探そうとしますよね。
最初から相手を、モノを、サービスを100%信頼しているなんてありえません。
人はみな、まず疑ってかかります。
最初は、相手は「NO」というものなのです。
交渉はそこからがスタートです。

①人は感情に基づいて行動する
②人は否定的に物事を考える
この2つの人間心理を押さえて、交渉に望みましょう。

交渉の作戦の作り方13ステップ

交渉は偶然の成り行きではうまくいきません。
事前に何も考えず、情報も持たず、行き当たりばったり、その場その場で即答していては、相手の思うツボです。
自分が望む結果どころか、損しかない条件を飲んでしまうことになりかねません。
そこで、事前に交渉の作戦を立てましょう。
これからあげる11のステップを、紙に書き出して整理しましょう。

① 交渉目的と具体的目標の把握

まずは、交渉の目的を1つ、明確にしましょう。
あなたが交渉で得たい結果はなんでしょうか?
そしてその1つの目的に付随するオプション、具体的目標も明確にしましょう。

<例>
●目的:プリンターをリースする
●具体的目標:
・価格は月額1万円以内
・性能はカラープリントと製本印刷ほしい

②交渉項目を整理する

①で目的を明確にし、具体的目標を決めたら、交渉の現場で実際に話す項目、内容を紙に書き出して整理しましょう。

大切なことは、交渉目的を1つ決めながらも、交渉項目=オプションは複数用意することです。
交渉項目が多ければ多いほど、お互いの利害の調整がしやすくなります。
繰り返しになりますが、交渉は、双方が満足できる結果を得ること、win-winを目指すことが目的ですので。

そして、洗い出した複数の交渉項目で、自分にとって何が大切か、何を捨ててもよいか、何を譲歩してもよいか、優先順位を決めましょう。

例としてまとめると、こんな感じです。

<例>※番号は優先順位
●交渉目的:プリンターを買う/リースする
●交渉項目/目標/優先順位
1.金額:月額1万円以内
1.欲しい機能:FAX /スキャナー/製本印刷
※1は、並列で最優先項目
2.アフターサービスの有無/内容:故障した場合即日来社可能か?時間はどれくらいかかる?
3.納期リード
3.支払い条件(リースなら毎月末締め翌月末払いなど)
※3はある程度融通可

③交渉項目に関するあらゆる情報を収集する

交渉項目に関するあらゆる情報を収集しましょう。

分かりやすいのは、価格交渉。
プリンターであれば、他社製品の価格を調べないと、相場から離れた金額を要求してしまうと、相手から「こいつ、何も分かってないな」と思われます。

相場が分かっていれば、「A社はいくらでしたので…」と交渉ができます。
他社商品、サービスのこと、業界のこと、相手の会社情報etc…
情報が、知識が多ければ多いほど、交渉で提案できる要素が多くなります。

情報と知識がなければ、何も分からないまま、自分が不利な条件を飲んでしまうことになります。
情報と知識があれば、相手に足元を見られなくなります。

④自分の「絶対に譲れない条件」を設定する

交渉で、自分が「絶対に譲れない条件」を設定しましょう。
これを決めておくと、交渉が終わったとき、自分にとって最悪の条件を飲んでしまった…という事態を避けることができます。

そして、「絶対に譲れない条件」を相手が受け入れてくれない場合は、交渉決裂としましょう。

交渉は、Win-Winを目指しますが、どうしてもまとまらない場合があるかもしれません。
自分が「絶対に譲れない条件」まで受け入れて、交渉をまとめる必要はありません。
それでは、あなたが損をするだけです。
「交渉決裂」という選択肢も持っておきましょう。
そのために、「絶対に譲れない条件」を決めておきましょう。

<例>
●交渉目的:プリンターを買う/リースする
●絶対譲れない条件:月額1万円以内/性能:FAX /スキャナー

⑤妥協してもよい項目を考える

この項目はここのラインまではOK、この項目は捨ててもOK…というように、妥協できる項目も考えておきましょう。

交渉で、自分が有利になる条件の提案は、裏返せば、相手が不利になるということ。
なので、自分の要求を、相手がすんなりOKしてくれることが難しい場合があります。
そんなとき、自分に妥協できる項目があれば、相手に譲歩案を提案することができます。

「では、○○を受け入れます。代わりに××をお願いできないでしょうか?」
というように、1つ譲歩する代わりに、1つを受け入れてもらう、という感じでお互いの落としどころを探していくことができます。
これが交渉です。

⑥交渉相手の目的、主張を知る/仮説をたてる

ここからは、交渉項目をブラッシュアップしていく作業です。
自分と同様、相手の交渉目的、具体的目標の仮説を立てましょう

プリンターのように、商品の売買であれば、相手はこちらに「売る」というのが目的だということが想像できます。
さらに、営業マンが今月の営業ノルマが足りないから、あなたに今月中に契約してほしいと考えているかもしれません。
商品が来月から割引セールスに出す予定なので、ある程度値下げしてもよいと考えているかもしれません。

それ以外にも、ビジネスではいろんな交渉の場面があります。
たとえば、自分の給与を上げてほしいと、上司や社長に交渉をするとき。
あなたの目的は「給与」を上げること。
このとき会社側は、あなたのことをどう考えているでしょうか?
もしかしたら、あなたの能力を認めていて、ある程度上げるつもりがあるかもしれません。
逆に認めていなくて、全く上げるつもりがないかもしれません。
残業や成果報酬など、別の条件で給与を上げる条件を出してくれるかもしれません。
相手の目的、主張は何か?仮説を立てましょう。

⑦対立軸を知る

交渉の自分の目的を知り、相手の目的の仮説を立てたら、対立軸が何か、仮説を立てましょう。

こんなたとえ話があります。
2人の姉妹がオレンジを取り合っています。

2人の目的は、オレンジを取ることですが、実は、姉はオレンジの皮を、妹は実を欲しがっていた、という話です。
一見、1つのものを取り合っているように見えても、実は、本当に欲しがっているものがお互いにずれていた、ということは大いにあります。

さきほどの給与交渉の例だと、交渉に上がっているものは「給与」だけど、会社側は、会社の売上が上がれば、給与を上げますよ、というスタンスかもしれません。
まとめるとこうなります。

<例>
●交渉の議題:給与
●交渉の対立軸
・あなたが欲しいもの…給与アップ
・会社が欲しいもの(仮説)…×あなたの給与を上げない 〇会社の売上アップ

この対立軸であれば、会社の売上を上げるためにあなたがすべきこと、成果報酬を追加してもらうなどの提案ができるようになります

⑧自分の強み(相手の弱み)を知る

あなたが、交渉相手より有利な点、強みは何でしょうか?
自分の強みを事前に把握し、強みを交渉の材料に活かしましょう。

たとえば、給与交渉。
あなたが会社にとって、いてもらわなくては困る存在なら、それがあなたの強みです。
また、会社がいま人手不足で、1人でも辞められたら困るという状況は、相手の弱みです。
「給与アップが認められないなら、転職も考えている」なんて案が考えられます。

⑨相手の強み(自分の弱み)を知る

逆に、相手の強みも知っておきましょう。
あなたが、交渉相手より不利な点、弱みは何でしょうか?

再度、給与交渉を例にします。
あなたが会社にとって、それほど重宝されていなかったり、会社が人手に困っていない。
あなたに辞められても別に困らない、ということであれば、それが相手の強みです。
この状況では、会社はあなたの給料を上げる必要はありません。
これで考えられることは…
たとえば、会社にとってメリットを与えられる売上アップに貢献したらと給与アップということで、成果報酬の提案が考えられます。

⑩交渉力を決定する3要素「TIP」を確認する

箱田先生は、交渉に勝つためには次の3要素を押さえておかなければいけないといいます。
それが「交渉力を決定する3要素TIPです。
TIPとは以下の言葉の頭文字をまとめたものです。

☑T:Time:時間…自分/相手の締切期日・デットラインは?
☑I:Information:情報…自分/相手の情報量は?
☑P:Power:力関係…自分/相手の立場はどちらの方が上?

1つずつ例に出しながら見ていきましょう。

T:Time:時間…自分/相手の締切期日・デットラインは?

プリンター購入を例にします。
会社のプリンターが壊れてしまい、早急に購入しなければならないならば、あなたに時間はあまりありません。
他のプリンターの相見積もりをいくつか取っているが、ここが一番良さそう。
完璧に満足ではないが、他のプリンターを探す時間はない…となると、多少妥協しなくてはいけなくなります。
逆に営業マンが今月の売上ノルマが足りなくて、なんとしてもあなたに買ってもらいたいと思っていたら、あなたの要求は通りやすくなるでしょう。
一般的には、持っている時間が少ないと不利になります。
時間に余裕があれば有利に運ぶことができます。

I:Information:情報…自分/相手の情報量は?

プリンターの営業マンが、あなたのこんな情報を知っていたらどうでしょう?

「あなたはプリンターが壊れているので早急に購入しなければならない」

営業マンはあなたに時間がないことを知っていて、かつあなたが製品に興味を示していることが分かっていれば、クロージングをかけてくるでしょう。

では逆に、あなたが、プリンターの営業マンのこんな情報を知っていたらどうでしょう?

「営業マンは今月の売上がどうしても欲しい」

あなたは、「他社はこの価格だった」などと他社を引き合いに出すなどして、値引きの提案して受け入れられるかもしれません。

情報の質と量が、交渉を有利に運べるか否かの鍵になります。
こう考えると、相手に情報を出しすぎると、自分が不利になる場合があります。
相手に提示する情報は、なるべく必要最低限にとどめましょう。

また、商品、業界、法律などの知識量、情報量の差が、そのまま交渉力の強さにつながることは、「③交渉項目に関するあらゆる情報を整理する」で述べた通りです。

P:Power:力関係…自分/相手の立場はどちらの方が上?

上司と部下、先輩と後輩、というのは明らかです。

また買い手と売り手も、買い手の方が一般的に強いイメージがあります。
ただこれは、需要と供給のバランスによって変わります。
買い手が、どうしてもこの商品が欲しいのだけど、その商品の在庫が残り1つしかなく、他にも買いたい人がたくさんいる場合、買い手はどうしても手に入れたいから、金額が高くてもいい、となります。

力関係は最初から決まっている場合が多いですが、力関係を事前につくることもできます。

たとえば社内で、ある社員Aさんが困っているとき、たくさん手伝ってあげて助けたとします。
Aさんは、いつかあなたに何かしらお礼をしなきゃと思います。
そうなると、あなたはAさんに何かものを頼みやすくなります
Aさんに「貸しをつくった」ということになります。
これは社外の人でも、友人でも同じですね。
相手に「貸し」をつくると、その相手に対しての交渉立場は強くなります。

⑪交渉の作戦をもう一度整理する

ここまで上げたステップをフェーズ(※)で区切るとこうなります。

※フェーズ…段階。局面。位相。プロジェクトや業務を進めるうえで行動のステップを区切ったもの。

■「自分」作業フェーズ
①交渉目的と具体的目標の把握
②交渉項目を整理する
③交渉項目に関するあらゆる情報を収集する
④自分の「絶対に譲れない条件」を設定する
⑤妥協してもよい点を考える

■「相手」考察フェーズ
⑥交渉相手の目的、主張を知る/仮説をたてる

■「自分」と「相手」比較フェーズ
⑦対立軸を知る/仮説を立てる
⑧自分の強み(相手の弱み)を知る
⑨相手の強み(自分の弱み)を知る

これらの情報をさきほど挙げた「交渉力を決定する3要素TIPを加味して、もう一度整理しましょう。

T:時間
I:情報
P:力関係

で自分が有利なのか、相手が有利なのか?
これは交渉項目によって変わってくるかもしれません。
自分の方が強ければ、交渉項目を強めに設定できます。

自分の方が弱ければ、⑤の妥協点の項目を増やすか、妥協できるレベルを上げましょう。
こうして、交渉項目を整理しましょう。

⑫交渉が決裂した場合のこと:BATNA(バトナ)を考える

交渉は必ずまとまるわけではありません。
もちろん、あなたが折れればまとまるわけですが、それは本意ではないでしょう。
あなたが損して、後々困った状況が続き、交渉相手を恨み続ける…なんてことを選ぶのだけはやめて、「交渉決裂」という選択肢も持っておきましょう。
交渉が決裂したときの対処策、BATNA(バトナ)を考えておきましょう。

BATNAとは、「Best Alternative to a Negotiated Agreement」の略で、簡単に訳すと、「交渉が決裂したときの最善の代案」というような意味です。

プリンター購入を例にあげると、以下のようなBATNAが考えられます。
・他の商品を買う/リースする
・既存のプランターを修理して使い続ける

⑬同意後の処置を考えておく

交渉が済んだ後の、交渉で決まったことを実行に移す次のステップも考えておきましょう。

●正式な文書で交わす
→文書の種類は?…契約書、秘密保持契約(NDA)合意書etc
→文書は自分/相手、どちらが作成、用意する?
→文書に書面に署名する担当者は?
etc…

●口頭で次のアクションを約束する
→自分、相手がアクションする項目は?
→実行者は誰?
→アクションのスタートはいつからか?
→アクションの完了はいつ?

etc…

5W2を確認しておくと、抜け漏れがなくなるでしょう。

What「内容」:何を行うのか。
When「期限」:いつ行うのか。いつ完了するのか。
Where「場所」:どこで行うのか。情報はどこにあるのか。
Why「理由」:なぜ行うのか。
Who「担当者」:誰が行うのか。
How「どのように」:どんな方法で行うのか?
How much(How many「金額」「数量」:いくらで取引するのか。いくつ取引するのか。

まとめ

以上が、交渉の準備編です。
(交渉はwin-winを目指すものといいながらも、出した例は、相手に「勝つ」「負けない」的な書き方になりました。
分かりやすくするためですのでご了承ください)

ここで挙げたものを、紙に書いて整理して、交渉前に頭の中でシミュレーションしておきましょう。
交渉の席についてから、まずはアイスブレイクでこの雑談から始めよう。

本題の切り出しは自分がするのか?相手から出るのを待つのか?
交渉で上げる項目の順序は…
相手からこうきたら、こう返そう…
などなど実際の現場をリアルに想像してシミュレーションしましょう。

もちろん、現場では予想外のことがたくさん起こるでしょう。
自分が想定するとおりに、ことはうまく運ばないかもしれません。
でも、これだけの準備をしておけば、必ず自信になります。
交渉の場で、自信を持てることは、かなりの強みになります。

併せて、【ビジネス交渉のコツ】実践編もご覧ください。

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『仕事が嫌なら人生は地獄だ。
仕事が‘できる人’になれば、人生は楽園だ』

仕事が嫌になる理由は2つあります。
1つは仕事そのもの。もう1つは人間関係。

この2つを一気に解決する方法は、「仕事ができるようになる」ことです。

仕事ができるようになれば、仕事が楽しくなり、人間関係も解決しやすくなります。
仕事に夢中になれれば、些細なことで悩まなくなります。

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